Proces certyfikacji

Ogólna procedura certyfikacyjna Systemów Zarządzania (SZ) dzieli się na kilka, poniżej opisanych faz.
 

Przygotowanie oferty

W celu przygotowania oferty przez QA Solutions niezbędna jest znajomość podstawowych informacji na temat organizacji. W tym celu należy wypełnić odpowiedni kwestionariusz poprzez:

• pobranie kwestionariusza ze strony – odesłanie wypełnionego drogą pocztową lub elektroniczną

lub też poprzez

• kontakt telefoniczny z biurem – podczas rozmowy z naszymi pracownikami wspólnie wypełnione zostanie zapytanie.
   

Oferta i Umowa

Na podstawie otrzymanych informacji QA Solutions określa czas trwania audytu, który jest niezbędny do jego przeprowadzenia zgodnie z wymaganiami akredytacyjnymi. Przygotowana oferta zawiera czas trwania audytu, koszty certyfikacji, regulamin badań i certyfikacji oraz zlecenie o certyfikację.

Planowanie audytu

Planowanie rozpoczyna się od momentu przysłania zlecenia akceptującego ofertę. Z odpowiednim wyprzedzeniem przed audytem ustalany jest jego termin oraz skład zespołu audytorskiego. Dokładne zaplanowanie przebiegu audytu spoczywa na audytorze wiodącym, który przygotowuje proces audytu certyfikacyjnego.

Audyt certyfikacyjny

W zależności od rodzaju certyfikowanego standardu audyt może być jednoetapowy lub dwuetapowy.
W przypadku dwóch etapów:

Etap pierwszy polega na wstępnej ocenie przygotowania firmy do certyfikacji. Odbywa się on najczęściej w formie przeglądu dokumentacji firmy. Audytor ponadto identyfikuje i informuje o ewentualnych niezgodnościach, które należy skorygować przed etapem 2 certyfikacji.

Etap drugi audytu certyfikacyjnego ma na celu sprawdzenie poprawności wprowadzenia w organizacji systemu zarządzania. Zespół audytowy przeprowadza działania oceniające zgodność systemu zarządzania z dokumentacją systemową na podstawie:

• przeglądu dokumentów na stanowiskach pracy,
• rozmów z pracownikami,
• weryfikacji zapisów,
• przeglądu wyników procesów, auditów wewnętrznych itp.,
• wizyty na miejscu wykonywania czynności.

Po zakończeniu audytu, zarówno w formie spotkania zamykającego, jak i sprawozdania z audytu QA Solutions informuje klienta o wyniku audytu. Jeżeli w trakcie audytu zespół stwierdził niezgodności, wymagane jest podjęcie działań korygujących oraz przesłanie informacji o podjętych działaniach do audytora wiodącego.

Decyzja o wydaniu certyfikatu

Decyzja o wydaniu certyfikatu podejmowana jest na podstawie rekomendacji audytora i pozytywnego wyniku z audytu. Jeżeli należność za usługę certyfikacyjną została uregulowana, to certyfikaty oraz sprawozdanie z audytu są przekazywane Klientowi.

Wraz z certyfikatem Klient otrzymuje znaki certyfikacji i rejestracji. Stosować je można zarówno w celach informacyjnych jak i promocyjnych dotyczących certyfikacji w QA Solutions i CSQA.

Audyt sprawdzający

Audyty sprawdzające przeprowadzane są w zależności od rodzaju certyfikowanego standardu. Najczęściej jednak odbywają się w cyklu 12 miesięcznym licząc od ostatniego dnia audytu etapu II.

Recertyfikacja

W celu utrzymania ważności i ciągłości certyfikacji należy przeprowadzić audyt recertyfikacyjny. Należy go wykonać przed upływem ważności certyfikatu.