Program certyfikacji

QA Solutions Sp. z o.o. przeprowadza na wniosek Producentów proces certyfikacji Produktów Regionalnych i Tradycyjnych zgodnie z systemem opisanym poniżej. Program certyfikacji jest realizowany w oparciu o Księgę Jakości opracowaną wg normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 „Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi.”

QA Solutions Sp. z o.o. prowadzi certyfikację potwierdzającą zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających Chronioną Nazwę Pochodzenia (ChNP), Chronione Oznaczenie Geograficzne (ChOG) lub Gwarantowaną Tradycyjną Specjalność (GTS) zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1151/2012 z dnia 21 listopada 2012 r. w sprawie systemów jakości produktów rolnych i środków spożywczych oraz Ustawą z dnia 17 grudnia 2004 roku o rejestracji i ochronie nazw i oznaczeń produktów rolnych i środków spożywczych oraz o produktach tradycyjnych Dz.U. 2019 poz. 915 wraz z obowiązującymi zmianami do wyżej wymienionej Ustawy oraz z aktualnie obowiązujęcymi rozporządzeniami do tej Ustawy.

PROGRAM CERTYFIKACJI (obowiązuje od 25.03.2020)

1. Przyjęcie zgłoszenia

1.1 QA Solutions Sp. z o.o. udziela wszelkich niezbędnych informacji osobom zainteresowanym certyfikacją Produktów Regionalnych i Tradycyjnych potwierdzającą zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających Chronioną Nazwę Pochodzenia (ChNP), Chronione Oznaczenie Geograficzne (ChOG) albo Gwarantowaną Tradycyjną Specjalność (GTS) (tj. Produktów Regionalnych i Tradycyjnych) przed złożeniem Zgłoszenia przystąpienia do certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych.

1.2 Zgłoszenie mogą złożyć wszyscy Producenci, którzy zamierzają przystąpić do certyfikacji Produktów Regionalnych i Tradycyjnych. Zgłoszenie od Producenta może być przyjęte drogą elektroniczną (poczta e-mail na adres: info@qasolutions.pl), drogą pocztową lub zostać osobiście dostarczone przez Producenta. Żadne z nich nie jest dyskryminowane. Zgłoszenie przyjmowane i podpisywane jest przez przyjmującego z datą wpływu na formularzu Zgłoszenie przystąpienia do certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych dostępnym na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

1.3 W terminie do 7 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia pracownik QA Solutions Sp z o.o. analizuje złożoną dokumentację i dokonuje jej oceny pod względem formalnym i merytorycznym.

1.4 W przypadku niekompletnego zgłoszenia wysyłane jest do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym (w zależności od zgody Producenta) Wezwanie do uzupełnienia danych wraz z określeniem terminu uzupełnienia danych. Po wpisaniu danych Producenta do rejestru wystawiane jest Zaświadczenie o wpisie do Rejestru Producentów, którzy zgłosili zamiar certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych, które następnie wysyłane jest do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym lub osobiście wydawane Producentowi. W przypadku niezarejestrowania Producenta Jednostka Certyfikująca wysyła pisemne powiadomienie z podaniem uzasadnienia o nie wpisaniu do Rejestru Producentów, którzy zgłosili zamiar certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych. Powiadomienie wysyłane jest drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym.

1.5 Po dokonaniu wpisu do rejestru Dyrektor ds. certyfikacji na podstawie danych ze zgłoszenia przygotowuje (w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach) i podpisuje Umowę o certyfikację. Egzemplarze umowy wysyłane są do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym. Producent zobowiązany jest do podpisania i odesłania 1 egzemplarza umowy do Jednostki Certyfikującej w terminie 21 dni od daty jej otrzymania. Po otrzymaniu podpisanej umowy jest ona dołączana do dokumentacji Producenta.

1.6 W przypadku nie odesłania w wyznaczonym terminie podpisanej umowy dalszy proces certyfikacji nie będzie kontynuowany, co skutkuje skreśleniem Producenta z Rejestru Producentów, którzy zgłosili zamiar certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych. Jednostka Certyfikująca wysyła do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym powiadomienie z podaniem uzasadnienia skreślenia z Rejestru Producentów, którzy zgłosili zamiar certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych.

2. Inspekcja w gospodarstwie/firmie i wydanie certyfikatu

2.1 Do Producenta wysyłane jest pisemne powiadomienie o terminie i przebiegu inspekcji – Plan inspekcji. Plan inspekcji wysyłany jest do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym nie później niż 3 dni przed planowanym terminem inspekcji.

2.2 Inspekcja w gospodarstwie/firmie przeprowadzana jest zgodnie z Planem inspekcji, w okresie zbioru produktów rolnych lub produkcji danego środka spożywczego. Dopuszcza się przeprowadzenie inspekcji po zbiorze, jeśli wszystkie produkty zgłoszone do certyfikacji są dostępne w gospodarstwie. Czas trwania inspekcji uzależniony jest od specyfiki certyfikowanego produktu. Inspekcja przeprowadzana jest w obecności Producenta lub osoby przez niego upoważnionej (na podstawie pisemnego upoważnienia). W czasie inspekcji Inspektor przeprowadza wywiad z Producentem związany z przedmiotem inspekcji oraz określa zgodność produktu i procesu produkcji ze specyfikacją na podstawie reprezentatywnej liczby próbek, ustalanej względem ilości zgłoszonych odmian. Zakres inspekcji powinien uwzględniać wszystkie wymagania wynikające ze specyfikacji produktu.

2.3 W przypadku stwierdzenia niezgodności podczas inspekcji Inspektor określa, czy jest możliwe podjęcie działań korygujących w stosunku do stwierdzonych niezgodności. Inspektor akceptuje i zapisuje zaproponowane przez Producenta działania korygujące oraz terminy ich realizacji. Jeżeli nie ma możliwości podjęcia działań korygujących Inspektor wpisuje informacje na ten temat w Protokole z inspekcji produktów regionalnych i tradycyjnych i nie wnioskuje o wydanie certyfikatu.

2.4 Producent po wykonaniu działań korygujących zobowiązany jest przysłać do Jednostki Certyfikującej QA Solutions Sp. z o.o. dowody wdrożonych działań.

2.5 Inspektor pobiera próbki do badań laboratoryjnych, jeżeli jest to określone w zakresie przeprowadzonej inspekcji oraz sporządza Protokół z pobierania prób.

Po zakończeniu inspekcji, Inspektor sporządza 2 egzemplarze Protokołu z inspekcji, które przekazuje do podpisu Producentowi lub osobie upoważnionej. Jeżeli Producent nie zgadza się z wynikiem inspekcji i odmawia podpisania protokołu, Inspektor zapisuje to w protokole w pozycji „Uwagi do protokołu”. Jeden egzemplarz protokołu zostaje przekazany Producentowi. Producentowi przysługuje prawo do złożenia skargi w terminie 7 dni od daty sporządzenia Protokołu.

2.6 Za przeprowadzone czynności kontrolne pobierana jest opłata na podstawie Cennika opłat za przeprowadzenie procesu certyfikacji produktów regionalnych i tradycyjnych. Po przeprowadzeniu inspekcji Dyrektor ds. certyfikacji wystawia dokument płatniczy za certyfikację i przesyła go drogą elektroniczną (pocztą e-mail) lub listem poleconym do Producenta.

2.7 Certyfikat wraz z Raportem weryfikacji dokumentacji wysyłany jest do Producenta listem poleconym lub istnieje możliwość osobistego odbioru dokumentów. Certyfikat wydawany jest na okres niezbędny do zbycia produktu z danego sezonu produkcji, nie dłużej jednak niż na okres 12 miesięcy licząc od daty jego wydania. Warunkiem przekazania certyfikatu do Producenta jest uiszczenie całej opłaty za proces certyfikacji.

3. Nadzorowanie, cofanie i zmiana certyfikatu

3.1 Nadzór nad certyfikowanymi Producentami Jednostka Certyfikująca QA Solutions Sp. z o.o. realizuje poprzez inspekcje nadzorujące, są to inspekcje niezapowiedziane. Inspekcje wykonywane są po wydaniu certyfikatu w okresie jego ważności. Inspekcje nadzorujące przeprowadzane są u 2% certyfikowanych Producentów posiadających certyfikat Produktów Regionalnych i Tradycyjnych wydany przez QA Solutions Sp. z o.o. dla każdej grupy produktów. Inspekcję nadzorującą przeprowadza się również w przypadku: skargi, reklamacji, informacji w mediach dotyczącej zafałszowania produktu, sugestii inspektora przeprowadzającego inspekcję lub innych sytuacji, które mogą wskazywać na nieprawidłowości związane z prowadzeniem procesu i nadużywaniem znaku ChNG/ChOG/GTS. Inspekcja przeprowadzana jest w obecności Producenta lub osoby przez niego upoważnionej (na podstawie pisemnego upoważnienia). W czasie inspekcji Inspektor przeprowadza wywiad z Producentem związany z przedmiotem inspekcji oraz określa zgodność produktu i procesu produkcji produktu posiadającego zarejestrowaną nazwę jako ChNG, ChOG lub GTS ze specyfikacją na podstawie reprezentatywnej liczby próbek.

3.2 Po zakończeniu inspekcji nadzorującej, Inspektor sporządza 2 egzemplarze Protokołu z inspekcji nadzorującej, które przekazuje do podpisu Producentowi lub osobie upoważnionej. Jeżeli Producent nie zgadza się z wynikiem inspekcji i odmawia podpisania protokołu, Inspektor zapisuje to w protokole w pozycji „Uwagi do protokołu”. Jeden egzemplarz protokołu zostaje przekazany Producentowi. Producentowi przysługuje prawo do złożenia skargi w terminie 7 dni od daty sporządzenia Protokołu. Na podstawie Raportu z inspekcji nadzorującej Prezes Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektor ds. certyfikacji podejmuje decyzję o utrzymaniu lub zawieszeniu certyfikatu. Decyzja musi zostać podjęta w terminie do 3 dni od daty sporządzenia Raportu z inspekcji nadzorującej.

4. Zawieszanie certyfikacji

4.1 Prezes Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektor ds. certyfikacji podejmuje decyzję o zawieszeniu certyfikacji w przypadkach:
- wykrycia w czasie inspekcji w nadzorze niespełnienia wymagań w zakresie Produktów Regionalnych i Tradycyjnych,
- nie wywiązywania się przez posiadającego certyfikat z zobowiązań określonych w zawartej umowie, w tym prawa do posługiwania się certyfikatem zgodności,
- uniemożliwienia przez posiadacza certyfikatu przeprowadzenia inspekcji nadzorującej,
- otrzymania informacji z rynku lub urzędu sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem żywności o niespełnieniu wymagań w zakresie Produktów Regionalnych i Tradycyjnych.

4.2 Zawieszenie certyfikatu dotyczy całego dokumentu, a maksymalny okres zawieszenia nie może przekroczyć okresu ważności certyfikatu. Do Producenta drogą elektroniczną (pocztą e-mail) oraz listem poleconym przesyłane jest pismo zatwierdzone przez Prezesa Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektora ds. certyfikacji zawierające informacje o zawieszeniu oraz warunkach odwieszenia certyfikacji.

4.3 W przypadku zawieszenia certyfikacji Producent nie może posługiwać się znakiem ChNP/ChOG/GTS oraz zostaje usunięty z bazy wydanych certyfikatów znajdujących się na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

4.4 Odwieszenie certyfikatu może odbyć się na podstawie przesłanych dowodów realizacji działań korygujących lub na podstawie ponownej oceny gospodarstwa/zakładu. Ostateczną decyzję o odwieszeniu certyfikacji podejmuje Prezesa Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektor ds. certyfikacji. Informacja o odwieszeniu certyfikacji przesyłana jest do Producenta drogą elektroniczną (e-mail) lub listem poleconym, natomiast Producent zostaje wpisany do bazy wydanych certyfikatów znajdujących się na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

5. Cofnięcie certyfikacji

5.1 Prezes Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektor ds. certyfikacji podejmuje decyzję o cofnięciu certyfikacji w przypadkach:
- stwierdzenia celowego nadużycia uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
- niespełnienia w określonym terminie warunków odwieszenia certyfikatu,
- wystąpienia w czasie inspekcji nadzorującej niezgodności niemożliwej do usunięcia przez Producenta.

5.2 Do Producenta wysyłana jest drogą elektroniczną (pocztą e-mail) oraz listem poleconym decyzje o cofnięciu certyfikacji wraz z uzasadnieniem, zatwierdzoną Prezes Zarządu QA Solutions Sp. z o.o. lub Dyrektora ds. certyfikacji.

5.3 Jeżeli niezgodności wystąpiły w odniesieniu do poszczególnych odmian, a nie całego produktu Producent wzywany jest do zwrotu certyfikatu. Jednostka Certyfikująca wydaje nowy certyfikat o tym samym numerze dla pozostałych odmian oraz uaktualnia informacje o Producencie zamieszczone na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

5.4 W przypadku cofnięcia całego dokumentu Producent jest wzywany do zwrotu certyfikatu i zakazu posługiwania się znakiem ChNP/ChOG/GTS. Producent zostaje skreślony z:
- Rejestru wydanych Certyfikatów (P14/F17),
- informacji o Producencie zamieszczonych na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

5.5 Pracownicy Jednostki Certyfikującej QA Solutions na życzenie osób zainteresowanych podają informacje o statusie certyfikatu (zawieszony, wycofany), jeżeli został usunięty z bazy wydanych certyfikatów znajdujących się na stronie internetowej www.qasolutions.pl.

6. Rozszerzenie zakresu certyfikacji

Nie ma możliwości rozszerzenia zakresu certyfikacji. Aby uzyskać certyfikat w zakresie kolejnych produktów rolnych/środków spożywczych Producent musi dokonać nowego zgłoszenia przystąpienia do certyfikacji Produktów Regionalnych i Tradycyjnych.

7. Unieważnienie certyfikatu

Unieważnienie certyfikatu może nastąpić po:
- zgłoszeniu przez zainteresowanego Producenta rezygnacji z certyfikatu,
- stwierdzeniu omyłki na wystawionym certyfikacie.

8. Publikacja informacji o certyfikowanych Producentach

Na stronie internetowej Jednostki Certyfikującej www.qasolutions.pl istnieje możliwość zweryfikowania ważności certyfikatu oraz produktów objętych certyfikatem.

9. Odwołania i skargi

Wszystkie odwołania i skargi przyjmowane są i zapisywane w Arkuszu skarg i odwołań (arkusz dostępny na stronie internetowej www.qasolutions.pl). Termin rozpatrzenia odwołania/skargi wynosi 7 dni. W przypadku konieczności podjęcia dodatkowych działań, które uniemożliwiają rozpatrzenie sprawy w wyznaczonym terminie, składający odwołania/skargi zostanie o tym poinformowany pisemnie.

10. Zasady stosowania znaku ChNP/ChOG/GTS

Po wystawieniu certyfikatu Producent ma prawo oznaczać swoje produkty logiem ChNP/ChOG/GTS zgodnie z Przepisami prawnymi oraz informacjami zawartymi w Umowie o certyfikację.

11. Poufność

Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji związanych z procedurą certyfikacji i poświadczają to podpisaniem stosownych dokumentów.

12. Opłaty

Sprawy finansowe związane z certyfikacją usług reguluje cennik opłat QA Solutions Sp. Z o.o. za czynności związane z certyfikacją.